Основи тайм-менеджменту для кожного
Тайм-менеджмент – це мистецтво ефективно розпоряджатися своїм часом. Час – найцінніший, непоправний ресурс, який розподілено між усіма людьми справедливо. Для бізнесмена і домогосподарки, для бродяги і президента добу містять рівно 24 години. І всі ми змушені витрачати цей ресурс по курсу 60 хвилин за годину. Те, як ми розпоряджаємося нашим часом, робить нас тими, ким ми є.
Чому не вистачає часу? Якщо розібратися, то основна причина того, що ви не встигаєте зробити щось важливе, це не брак часу, а нестача енергії, мотивації чи банальна лінощі. Іноді причиною тому – неправильний спосіб життя, гіповітаміноз або дефіцит інших важливих речовин в організмі, недосипання, стрес. Займіться своїм здоров'ям, пропийте курс вітамінно-мінерального комплексу, висипайтеся і приділяйте хоча б 15 хвилин у день легким фізичним вправам, і ви підвищите свою працездатність. Якщо ж причини криються не в фізіології, а в психологічній сфері, пора запитати, чого ви насправді хочете від життя і що ви заради цього робите кожен день. Адже мотивація – це ключ до успіху. Як говорить відома фраза, займіться улюбленою справою, і вам не доведеться працювати жодного дня у вашому житті. І ще одна вельми поширена причина – невміння організувати роботу і грамотно розпорядитися часом. Саме з цією проблемою і покликаний боротися тайм-менеджмент.
Як правильно організувати свій час
Зараз існує маса комп'ютерних програм і різних інструментів, які допомагають планувати діяльність. Але для початку вам знадобиться тільки ручка і папір. Обов'язково записуйте всі свої плани, цілі і завдання. Це, в першу чергу, допоможе привести в порядок думки і не випустити з уваги щось важливе.
1. Складіть перелік всіх ваших глобальних цілей – всі ваші ідеї з приводу планування майбутнього. Потім розставте пріоритети, розбийте ваші глобальні цілі на реально здійснимі завдання і постарайтеся приблизно прикинути терміни виконання цих завдань. Що ви хочете і можете зробити за рік? Саме ваші глобальні цілі – кращий орієнтир, щоб визначити, наскільки ефективно ви витрачаєте час кожен день.
2. Проведіть, так сказати, тимчасову діагностику. Тобто хронометраж. Розпишіть свій день по факту, це покаже, на що ви реальності витрачаєте свій час. Це дозволить виявити «пожирачів часу» – шкідливі звички, які, хвилину за хвилиною, крадуть у вас годинник.
3. Складайте місячний перелік – це найкраще робити в кінці попереднього місяця. Потім приступайте до тижневого переліку на наступний тиждень. І нарешті – плани на завтра, які складаються напередодні ввечері – це важливо, щоб ви могли «переночувати» зі своїм списком завдань. Ви витратите всього 10-20 хвилин на планування дня, і це дозволить вам заощадити півтора-дві години, які в іншому випадку просто розгубляться через погану організацію роботи.
4. Плануйте свій час з «запасом» на випадок непередбачених ускладнень. Також відводите собі достатньо часу для відпочинку.
5. Трудомісткі і / або неприємні завдання завжди розбивайте на окремі кроки, щоб слідуючи наміченим планом, легко подолати цю перешкоду. Найскладніше справу (тобто таке, яким не хочеться займатися) намагайтеся зробити прямо з ранку, щоб звільнити себе залишок дня для більш цікавих завдань, а не мучитися до вечора, все відкладаючи «несмачне» на потім.
6. По ходу роботи протягом дня викреслюйте виконані завдання. Це додасть вам впевненості та рішучості дійти до кінця.
7. Виконувати завдання послідовно, по одній за раз, повністю зосередившись на тому, що робите. Виконавши чергову задачу, робіть перерву для відпочинку.
8. Правильно розставляйте пріоритети. Спочатку – важливе, потім – термінове. Інакше за рутина затулить вам мети – заради чого ви все це робите, і деревами не видно буде лісу. У вас може бути дуже багато завдань на день, але тільки одне-два з них – це завдання групи А, тобто «важливе і термінове». Секрет успішних людей в тому, що завдання з групи А вони виконують всупереч усьому.